Kapazität maximieren, Frustration minimieren: Wie unser Kunde Software-Ineffizienzen mit AppNavi beseitigte

Die Herausforderung: Verlorene Zeit, frustrierte Mitarbeiter

Das Software-Ökosystem unseres Kunden war reich an Funktionen, aber schlecht bedienbar. Zu den wichtigsten Themen gehörten:

1. Unintuitive Benutzeroberflächen: Mitarbeiter verloren sich oft in komplexen Menüs und Arbeitsabläufen und benötigten häufig die Hilfe von Kollegen oder der IT-Abteilung.
2. Niedrige Funktionsauslastung: Viele Tools verfügten über erweiterte Funktionen, die Zeit sparen konnten, aber die Mitarbeiter wussten nicht, dass sie existieren oder wie sie verwendet werden sollten.
3. Hohe Fehlerraten: Fehltritte bei der Navigation in der Software führten zu Fehlern, deren Behebung dann zusätzliche Zeit in Anspruch nahm.
4. Lücken in der Ausbildung: Herkömmliche Schulungen vermittelten nur oberflächliches Wissen und befassten sich nicht mit den täglichen Herausforderungen.

Ein Produktivitätsaudit ergab, dass Mitarbeiter bis zu 15% ihrer Arbeitszeit in die Bewältigung softwarebezogener Herausforderungen investierten — eine enorme Belastung der Ressourcen.

Die Lösung: Die Transparency und Guidance Layer von AppNavi

Unser Kunde wandte sich an AppNavi, um eine umfassende Lösung zur Optimierung der Softwarenutzung und zur Reduzierung von Ineffizienzen zu realisieren.

1. Aufdecken von Ineffizienzen mit Transparency

Der erste Schritt bestand darin, zu verstehen, wie Mitarbeiter mit Software interagierten. AppNavis Discovery und Insights Funktionen lieferten wertvolle Daten:

• Discovery: Es wurde bestimmt, welche Anwendungen wie oft und von wem verwendet wurden, wobei Tools mit geringer oder unzureichender Nutzung hervorgehoben wurden.
• Insights: Es wurden detaillierte Informationen zu bestimmten Arbeitsabläufen geliefert und Schritte identifiziert, bei denen Mitarbeiter häufig auf Schwierigkeiten gestoßen sind oder Zeit verschwendet haben.

AppNavi zeigte beispielsweise, dass ein Projektmanagement-Tool zwar weit verbreitet war, aber nur 25% der Mitarbeiter nutzte seine zeitsparenden Automatisierungsfunktionen.

2. Mitarbeiter zu intelligenteren Arbeitsabläufen führen

AppNavis Guidance Layer wurde eingesetzt, um Mitarbeitern zu helfen, effizienter durch Software zu navigieren. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehörten:

• Komplettlösungen in der App: Führte Mitarbeiter Schritt für Schritt in Echtzeit durch komplexe Prozesse.
• Kontextuelle Tipps: Es wurden sofort Vorschläge zur Verwendung erweiterter Funktionen und Tastenkombinationen auf dem Bildschirm bereitgestellt.
• Vermeidung von Fehlern: Es wurden proaktive Benachrichtigungen bereitgestellt, um Benutzern zu helfen, häufige Fehler zu vermeiden.

Beispielsweise erhielten Mitarbeiter bei der Eingabe von Daten in ein ERP-System Popup-Tipps, in denen Optionen für die Masseneingabe hervorgehoben wurden, wodurch die Zeit für die Erledigung von Aufgaben um 30% verkürzt wurde.

3. Nachhaltiges Lernen und Optimieren

AppNavi half dem Kunden auch dabei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung aufzubauen:

• Nutzungsdaten aus dem Transparency Layer informierten über Aktualisierungen der Trainingsprogramme.
• Regelmäßige Feedback-Schleifen sorgten dafür, dass die bereitgestellten Leitlinien relevant und wirksam blieben.

Ergebnisse: Spürbare Zeitgewinne und Produktivitätssteigerungen

Mit AppNavi erzielte der Kunde signifikante Verbesserungen in der Art und Weise, wie Mitarbeiter mit ihren Softwaretools interagierten:

1. Zeitersparnis: Die Erledigungszeiten für wichtige Workflows wurden um durchschnittlich 20% reduziert, wodurch im gesamten Unternehmen jährlich Tausende von Stunden eingespart werden.
2. Reduzierung von Fehlern: Guidance Layer reduzierten softwarebedingte Fehler um 35%, wodurch der Bedarf an Nacharbeiten und IT-Support minimiert wurde.
3. Mitarbeiterzufriedenheit: Qualitativ gaben die Mitarbeiter an, sich bei ihren täglichen Aufgaben selbstbewusster und weniger frustriert zu fühlen. Ein Mitarbeiter teilte mit „Es ist, als ob ein Experte die ganze Zeit neben dir sitzt. Ich kann mich endlich auf meine Arbeit konzentrieren, anstatt mit den Werkzeugen zu kämpfen.“

Fazit

Die Erfahrung unserer Kunden unterstreicht, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, Software effizient zu nutzen. Durch die Nutzung der Transparenz- und Guidance Layer von AppNavi sparte das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern förderte auch eine produktivere und leistungsfähigere Belegschaft.

Wenn Ihr Unternehmen wertvolle Zeit durch Software-Ineffizienzen verliert, kann AppNavi Ihnen helfen, Frustration in Produktivität umzuwandeln.

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