Komplexität reduziert: Wie unser Kunde die Produktivität steigerte, indem er seine IT-Landschaft mit AppNavi verschlankte

Die Herausforderung: Ein verworrenes Netz von Systemen

Die IT-Landschaft unseres Kunden hatte sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, was auf Akquisitionen, Abteilungsanforderungen und die schnelle digitale Transformation zurückzuführen war. Dieser Ansatz stellte zwar sicher, dass jede Abteilung über die benötigten Tools verfügte, brachte aber auch Herausforderungen mit sich:

1. Überlappende Funktionen: Mehrere Tools erfüllten ähnliche Funktionen, was bei den Mitarbeitern zu Verwirrung darüber führte, welches Tool für bestimmte Aufgaben verwendet werden sollte.
2. Niedrige Auslastung: Viele Anwendungen wurden zu wenig genutzt, was zu Ineffizienzen führte.
3. Umständliche Arbeitsabläufe: Mitarbeiter mussten häufig durch mehrere Systeme navigieren, um eine einzige Aufgabe zu erledigen, was wertvolle Zeit verschwendete.
4. Hohe IT-Kosten: Die Pflege einer so komplexen Landschaft war teuer, sowohl was die Lizenzierung als auch den Support betraf.

Das Fehlen einer klaren Strategie zur Optimierung des IT-Ökosystems führte zu anhaltenden Ineffizienzen, die sich sowohl auf die individuelle Produktivität als auch auf die Unternehmensleistung auswirkten.

Die Lösung: Rationalisierung mit AppNavi

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte unser Kunde das Transparency und Guidance Layer von AppNavi, um sich auf die Optimierung und Vereinfachung seiner IT-Landschaft zu konzentrieren.

1. Komplexität mit dem Transparency Layer messen

Der erste Schritt bestand darin, den Umfang des Problems zu verstehen. AppNavis Discovery und Insights boten einen detaillierten Überblick darüber, wie die IT-Systeme des Kunden genutzt wurden:

• Discovery enthüllte, auf welche Anwendungen häufig zugegriffen wurde und von welchen Abteilungen. Außerdem wurden ungenutzte oder zu wenig genutzte Tools identifiziert, was eine große Chance für eine Konsolidierung darstellt.
• Insights ging tiefer, hob redundante Arbeitsabläufe hervor und stellte fest, wo Mitarbeiter auf Ineffizienzen stießen.

AppNavi stellte beispielsweise fest, dass Mitarbeiter drei verschiedene Tools für das Dokumentenmanagement verwendeten, die überlappende Funktionen aufwiesen. Diese Redundanz sorgte für Verwirrung und Zeitverschwendung.

2. Anwender zur Vereinfachung führen

Mit den Daten aus der Transparency Layer ausgestattet, begann der Kunde, seine IT-Landschaft zu vereinfachen. AppNavis Guidance Layer spielte bei dieser Transformation eine entscheidende Rolle:

• In-App-Support: Die Mitarbeiter wurden darin angeleitet, die effizientesten Tools und Workflows für ihre Aufgaben zu verwenden.
• Schulungs- und Adoptionsunterstützung: Gezielte Komplettlösungen und Tutorials halfen den Mitarbeitern, sich nahtlos an neue Systeme und Arbeitsabläufe anzupassen.
• Änderungsmanagement: Die Steuerung in Echtzeit minimierte den Widerstand gegen Änderungen und sorgte für reibungslose Übergänge, auch wenn Tools ausgemustert oder ausgetauscht wurden.

3. Optimierung und Konsolidierung

Mithilfe der Erkenntnisse von AppNavi hat unser Kunde redundante Anwendungen ausgemustert, Arbeitsabläufe optimiert und abteilungsübergreifende Prozesse standardisiert. Das Unternehmen verhandelte auch die Lizenzverträge neu und konzentrierte sich dabei nur auf hochwertige Tools.

Ergebnisse: Transformationale Effizienzsteigerungen

Die Partnerschaft mit AppNavi lieferte dem Kunden greifbare Ergebnisse:

1. Verbesserte Produktivität: Verkürzung der Workflow-Abschlusszeiten um 25%, da die Mitarbeiter nicht mehr durch mehrere Systeme navigieren mussten, um Routineaufgaben zu erledigen.
2. Kosteneinsparungen: Das Unternehmen senkte die IT-Ausgaben um 15% durch die Beseitigung überflüssiger Tools und die Neuverhandlung von Verträgen für nicht ausreichend genutzte Software.
3. Verbessertes Mitarbeitererlebnis: Qualitativ gaben die Mitarbeiter an, dank vereinfachter Arbeitsabläufe und geringerer Frustration mit ihrer Arbeitsumgebung zufriedener zu sein. Ein Teamleiter bemerkte („Zum ersten Mal haben wir das Gefühl, dass unsere Tools für uns funktionieren — nicht umgekehrt.“).

Fazit

Dieser Beitrag zeigt, wie wichtig es ist, Komplexität zu vereinfachen. Durch den Einsatz von AppNavi zur Abbildung, Analyse und Optimierung seiner IT-Landschaft erzielte das Unternehmen Effizienzsteigerungen, die den Mitarbeitern und dem Geschäftsergebnis zugutekamen.

Wenn Ihr Unternehmen mit einer übermäßig komplexen IT-Landschaft zu kämpfen hat, kann AppNavi Ihnen helfen, Ihre Systeme für maximale Produktivität zu rationalisieren und zu optimieren.

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