Vom Rätselraten zur Präzision: Wie unser Kunde seine IT-Initiativen mit AppNavi gemessen und optimiert hat

Die Herausforderung: Optimierung ohne Transparenz

Wie viele Unternehmen hatte auch unser Kunde Software-Upgrades, Workflow-Anpassungen und neue Tools eingeführt, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Es gab jedoch Schwierigkeiten, wichtige Fragen zu beantworten:

1. Adoptionsraten: Haben die Mitarbeiter die neuen Systeme oder Funktionen, die eingeführt wurden, tatsächlich genutzt?
2. Analyse der Auswirkungen: Haben die Änderungen zu den angestrebten Verbesserungen der Effizienz oder Produktivität geführt?
3. Kontinuierliche Verbesserung: Wie konnten sie Bereiche identifizieren, die noch Aufmerksamkeit erfordern?

Ohne eine Möglichkeit, diese Faktoren zu messen, war es unmöglich festzustellen, ob Optimierungsinitiativen erfolgreich waren. Dieser Mangel an Messbarkeit führte zu einem erheblichen Risiko, Zeit, Mühe und Ressourcen für Initiativen zu verschwenden, die möglicherweise nicht erfolgreich sind.

Die Lösung: Die datengetriebene Transparenz von AppNavi

AppNavi bot dem Kunden eine Lösung für sein Transparenzproblem durch seine leistungsstarkes Transparency Layer, welches in Echtzeit operationalisierbare Einblicke in die Nutzung von IT-Systemen lieferten.

1. Erfassung der Adoptionsraten mit Discovery and Insights

AppNavis Discovery und Insights gaben dem Kunden einen detaillierten Einblick in die Interaktion der Mitarbeiter mit ihren Anwendungen und Workflows:

• Discovery: Es wurden allgemeine Nutzungsmuster für jedes Tool erstellt und festgestellt, welche Anwendungen weit verbreitet waren und welche nicht.
• Insights: Es wurden detaillierte Daten darüber bereitgestellt, wie sich die Mitarbeiter in bestimmten Arbeitsabläufen zurechtgefunden haben, und es wurden Bereiche hervorgehoben, in denen die Akzeptanz hinterherhinkte.

Zum Beispiel zeigten die Daten, dass nur 40% der Mitarbeiter das erweiterte Berichtsmodul ihres Projektmanagement-Tools nutzen, obwohl es die Effizienz steigern sollte.

2. Messung von Effizienzgewinnen

Durch den Vergleich von Basisdaten mit Daten nach der Implementierung ermöglichte AppNavi dem Kunden, die genaue Wirkung seiner Optimierungsmaßnahmen zu messen:

• Änderungen der Erledigungszeiten von Aufgaben.
• Verringerung der Fehlerquoten.
• Erhöhung der Funktionsauslastung.

Nach der Einführung von AppNavi-gesteuerten Workflows für ihr CRM-System ging beispielsweise die Zeit, die für die Protokollierung neuer Leads aufgewendet wurde um 25% zurück. Dies bestätigte den Erfolg der Maßnahme.

3. Kontinuierliche Verbesserung durch Feedback-Schleifen

Die kontinuierliche Überwachung durch AppNavi ermöglichte es dem Kunden, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und seine Optimierungsmaßnahmen zu verfeinern:

• Niedrige Akzeptanzraten in bestimmten Teams führten zu gezielten Schulungen und In-App-Anleitungen.
• Feedback-Schleifen halfen dabei, Arbeitsabläufe auf der Grundlage realer Nutzungsmuster der Mitarbeiter zu verfeinern.

Ergebnisse: Datengestützter Erfolg

Mit den messbaren Erkenntnissen von AppNavi erzielte der Kunde transformative Ergebnisse:

1. Höherer Optimierungs-ROI: Durch die Fokussierung auf Initiativen mit messbaren Auswirkungen reduzierte der Kunde den unnötigen Aufwand und maximierte die Rendite seiner IT-Investitionen. So erzielte er Verbesserung der Gesamteffizienz um 20% innerhalb eines Jahres.
2. Bessere Adoptionsraten: Die Akzeptanz kritischer Tools und Workflows durch die Mitarbeiter stieg um 45%, angetrieben durch gezielte Beratung und In-App-Support.
3. Informierte Entscheidungsfindung: Das IT-Team ging vom Rätselraten zur datengestützten Entscheidungsfindung über und gewann so das Vertrauen der Stakeholder. Ein Manager merkte an:
   „Zum ersten Mal hoffen wir nicht nur, dass unsere Bemühungen funktionieren — wir können die Ergebnisse in Echtzeit sehen.“

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