Kosten senken, ohne Abstriche zu machen: Wie unser Kunde mit AppNavi die IT-Ausgaben senkte

Die Herausforderung: Eine teure und sperrige IT-Landschaft

Das IT-Portfolio des Kunden hatte sich im Laufe der Zeit erweitert, was auf Akquisitionen und dezentrale Kaufentscheidungen zurückzuführen war. Als Ergebnis:

• Mitarbeiter aller Abteilungen verwendeten häufig unterschiedliche Tools, um dieselben  Aufgaben wie Projektmanagement oder Filesharing auszuführen.
• Bei vielen Anwendungen waren Lizenzen Mitarbeitern zugewiesen, die sich nie angemeldet hatten oder sie nach dem Onboarding nicht mehr verwendeten.
• Das IT-Team hatte keine zuverlässige Methode, um die Anwendungsnutzung zu überwachen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Bemühungen, die IT-Umgebung manuell zu prüfen, waren zeitaufwändig und führten zu unvollständigen Ergebnissen. In der Zwischenzeit stiegen die Lizenz- und Wartungskosten weiter an, was das IT-Budget des Kunden unter Druck setzte.

Die Lösung: Das Transparency Layer von AppNavi

AppNavi bot dem Kunden einen datengesteuerten Ansatz zur Rationalisierung seiner Anwendungslandschaft und zur Reduzierung unnötiger Ausgaben.

1. Umfassende Nutzungskartierung mit Discovery

AppNavis Discovery Funktionalität bot einen horizontalen Überblick über die Anwendungsnutzung im gesamten Unternehmen:

• Nutzungsmuster: Identifiziert, welche Anwendungen wie häufig und von welchen Abteilungen aktiv genutzt wurden.
• Redundanzen: Tools mit sich überschneidenden Funktionen, die es dem IT-Team ermöglichen, Systeme zu konsolidieren.
• Ungenutzte Lizenzen: Hervorgehobene Anwendungen mit geringer Nutzerbindung und Aufdeckung von Möglichkeiten, Lizenzen zu reduzieren oder Tools ganz einzustellen.

Die AppNavi Discovery ergab beispielsweise, dass der Kunde drei Projektmanagement-Tools im Einsatz hatte, von denen auf zwei nur weniger als 15% der zugewiesenen Benutzer zugriffen.

2. Eingehende Analyse mit Insights

Mit Insights, erhielt der Kunde detaillierte Daten darüber, wie Mitarbeiter mit einzelnen Anwendungen interagierten:

• Einblicke  auf Funktionsebene: Es wurde gezeigt, welche Funktionen in Anwendungen am häufigsten und am seltensten verwendet wurden.
• Benutzersegmentierung: Ermöglicht es dem IT-Team, Teams oder Rollen zu identifizieren, die am meisten von bestimmten Tools profitiert haben.

Die AppNavi Insights ergaben, dass eines der Projektmanagement-Tools zwar stark genutzt wurde, das erweiterte Analytics-Modul jedoch 25% der Lizenzkosten — wurde selten verwendet.

3. Datengestützte Optimierung

Mit diesen Informationen arbeitete der Kunde mit AppNavi zusammen, um gezielte Optimierungen zu implementieren:

• Ein Projektmanagement-Tool wurde vollständig eingestellt und die Benutzer auf einer einzigen Plattform konsolidiert.
• Die Anzahl der Lizenzen für zu wenig genutzte Anwendungen wurde reduziert, wodurch Kosten eingespart wurden, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
• Bereitstellung von In-App-Anleitungen über AppNavi Guidance um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter reibungslos auf die verbleibenden Tools umgestellt wurden.

Ergebnisse: Signifikante Kosteneinsparungen und erhöhte Effizienz

Die Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und AppNavi lieferte messbare Ergebnisse:

1. Kostenreduzierung: Durch die Außerbetriebnahme redundanter Anwendungen und die Eliminierung ungenutzter Lizenzen reduzierte der Kunde seine IT-Ausgaben um einen zweistelligen Prozentsatz und spart jährlich einen einstelligen Millionenbetrag ein.
2. Optimiertes IT-Portfolio: Entschlackte Applikationen vereinfachen das IT-Management und reduzieren den Wartungsaufwand.
3. Verbesserte Produktivität: Die Konsolidierung der Tools verbesserte die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter, da die Teams nicht mehr zwischen mehreren Plattformen hin- und herwechseln mussten, um Aufgaben zu erledigen.  „Wir haben jetzt eine IT-Landschaft, die für uns arbeitet — nicht gegen     uns“, sagte der IT-Direktor beim Kunden.

Fazit

Für Organisationen wie den Kunden sind hohe IT-Ausgaben oft auf Redundanz und Unterauslastung zurückzuführen. Mit AppNavi erhielt der Kunde die nötige Transparenz, um seine Anwendungslandschaft zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern.

Wenn Ihr Unternehmen die IT-Ausgaben senken möchte, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen, kann AppNavi Ihnen helfen, Möglichkeiten für erhebliche Einsparungen zu entdecken.