Wie unser Kunde mit AppNavi die Überlastung seiner Mitarbeiter reduzierte

Die Herausforderung: Zu viele Tools, zu viel Komplexität

Unser Kunde verfügte über eine Vielzahl von Softwarelösungen, die abteilungsübergreifend eingesetzt wurden und jeweils auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten waren. Die übermäßige Anzahl von Anwendungen und redundanten Funktionen brachte jedoch mehrere Herausforderungen mit sich:

1. Zu viele parallele Tools: Die Mitarbeiter verwendeten mehrere Anwendungen für ähnliche Aufgaben, was zu Verwirrung darüber führte, welches Tool für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet war.
2. Unnötige Funktionen: Viele der Tools verfügten über Funktionen, die die Mitarbeiter nicht nutzten, was ihre Arbeitsabläufe unnötig komplexer machte.
3. Überlastung durch Schulung und Onboarding: Angesichts der vielen Anwendungen, die es zu erlernen und zu beherrschen galt, mussten sich die Mitarbeiter ständig mit Schulungen und Onboarding-Bemühungen auseinandersetzen.
4. Erhöhte kognitive Belastung: Die schiere Anzahl an Tools und Funktionen führte zu einer kognitiven Überlastung, sodass sich die Mitarbeiter ausgebrannt fühlten und sich weniger auf ihre Kernaufgaben konzentrierten.

Dieses fragmentierte Software-Ökosystem führte zu erheblicher Zeitverlust und höherem Stressniveau, was sich wiederum negativ auf Produktivität und Moral auswirkte.

Die Lösung: Vereinfachung mit AppNavi

AppNavis Transparency und Guidance Layer waren der Schlüssel zu einer optimierten und effizienteren Arbeitsumgebung für den Kunden.

1. Transparenz: Abbildung der Anwendungslandschaft

Der erste Schritt bestand darin, einen Überblick darüber zu erhalten, wie die einzelnen Anwendungen verwendet wurden. AppNavis Discovery und Insights Funktionen lieferten die Daten, die zur Identifizierung von Redundanzen und Ineffizienzen in der Softwarelandschaft erforderlich sind:

• Discovery: Es wurde herausgefunden, welche Tools wie häufig verwendet wurden, und es wurden Tools mit überlappenden Funktionen aufgedeckt.
• Insights: Es wurde festgestellt, welche Funktionen der einzelnen Anwendungen zu wenig genutzt oder ignoriert wurden, und wies auf unnötige Komplexität innerhalb der Systeme hin.

AppNavi zeigte beispielsweise, dass drei verschiedene Tools für die interne Kommunikation, das Projektmanagement und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwendet wurden, die jeweils ähnliche Funktionen bieten. Diese Redundanz sorgte für Verwirrung und unnötige Komplexität bei den Mitarbeitern.

2. Anleitung: Vereinfachung der Benutzererfahrung

AppNavis Guidance half dabei, diese Ineffizienzen zu beheben, indem die Mitarbeiter in Echtzeit unterstützt und sie zu effizienteren Arbeitsweisen geführt wurden:

• Optimierung der Funktionen: In den In-App-Anleitungen wurden die am häufigsten verwendeten Funktionen der einzelnen Anwendungen hervorgehoben und beworben, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht mit Funktionen überfordert werden, die sie nicht benötigen.
• Rationalisierung von Arbeitsabläufen: AppNavi half Mitarbeitern dabei, effizientere Arbeitsabläufe einzuführen, indem es die besten Tools für bestimmte Aufgaben vorschlug und so die kognitive Belastung beim Wechsel zwischen Systemen reduzierte.
• Schulung und Support: Anstatt umfangreiche, zeitaufwändige Schulungen anzubieten, bot AppNavi kurze, kontextbezogene Tutorials an, um den Mitarbeitern nur das zu vermitteln, was sie zum jeweiligen Zeitpunkt wissen mussten.

Durch die Optimierung der Tools und die Konzentration auf die Kernfunktionen, die die Mitarbeiter tatsächlich benötigten, reduzierte AppNavi die kognitive Überlastung und erhöhte die Effizienz aller Mitarbeiter.

Ergebnisse: Geringere Überlastung, höhere Produktivität

Mit AppNavi erlebte der Kunde messbare Verbesserungen der Produktivität und des Wohlbefindens der Mitarbeiter:

1. Reduzierter Zeitaufwand für die Softwarenavigation: Mitarbeiter wendeten 20% weniger Zeit für das Navigieren zwischen verschiedenen Anwendungen und die Suche nach Funktionen auf, wodurch sie sich mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren konnten.
2. Erhöhte Funktionsauslastung: Die Nutzung der wichtigsten Funktionen erhöhte sich um 35%, da die Mitarbeiter zu den Tools geführt wurden, die sie am dringendsten benötigten, wodurch unnötige Funktionen vermieden und ihre Arbeitsabläufe vereinfacht wurden.
3. Weniger Stress und höhere Zufriedenheit: Qualitativ berichteten die Mitarbeiter von einem signifikanten Rückgang des Stressniveaus. Ein Mitarbeiter sagte:
   „Früher fühlte es sich an, als würde ich den ganzen Tag mit mehreren Apps jonglieren. Jetzt ist alles optimierter und benutzerfreundlicher. Ich bin viel weniger gestresst und produktiver.“

Fazit

Die Erfahrung des Kunden zeigt, wie wichtig es ist, komplexe Software-Ökosysteme zu vereinfachen. Durch die Nutzung der Transparenz- und Guidance Layers von AppNavi reduzierte der Kunde die kognitive Belastung seiner Mitarbeiter erheblich, sodass sie effizienter und stressfreier arbeiten konnten.

Wenn Ihr Team mit zu vielen Tools oder unnötigen Funktionen zu kämpfen hat, kann AppNavi Ihnen helfen, Ihr digitales Ökosystem zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

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