Von Kosten zu Effizienz: Wie unser Kunde seine IT-Landschaft mit AppNavi transformierte

Die Herausforderung: Den Wert hinter den Kosten aufdecken

Die IT-Abteilung unseres Kunden war für die Verwaltung von über 3.000 Anwendungen verantwortlich, die auf mehrere Geschäftsbereiche verteilt waren. Diese Tools waren entscheidend für den Betrieb, verursachten jedoch mehrere Probleme:

1. Hohe Betriebskosten: Die IT-Ausgaben stiegen jährlich, doch Entscheidungsträger konnten diesen Anstieg nicht mit klaren Produktivitätsgewinnen in Verbindung bringen.
2. Mangelnde Transparenz bei der Nutzung: Welche Anwendungen wurden tatsächlich aktiv genutzt? Lieferten sie einen Mehrwert? Die fehlenden Nutzungsdaten machten es unmöglich, diese Fragen zu beantworten.
3. Shadow IT: Der Einsatz inoffizieller Software war weit verbreitet, was die Kosten und Compliance-Risiken weiter erhöhte.
4. Verpasste Optimierungsmöglichkeiten: Ohne Einblicke in die Systemnutzung blieben redundante Anwendungen und Funktionen unbemerkt.

Die IT- und Finanzteams des Kunden versuchten verschiedene traditionelle Lösungen, darunter manuelle Prüfungen und Konsultationen mit Anwendungsbesitzern. Diese Ansätze erwiesen sich jedoch als zeitaufwendig, unvollständig und führten oft zu unklaren Ergebnissen.

Die Lösung: AppNavis Transparency Layer

Angesichts der Grenzen traditioneller Ansätze wandte sich der Kunde an AppNavi. Mit seinem einzigartigen Transparency Layer bot AppNavi eine nicht-invasive und dennoch umfassende Lösung zur Analyse der Anwendungsnutzung im gesamten Unternehmen.

So lief das Projekt ab:

1. Discovery für initialen Überblick über die Applikationslandschaft:

In der Anfangsphase des Projekts wurde die Discovery-Funktionalität eingesetzt. Innerhalb weniger Wochen kartierte AppNavi, welche Anwendungen aktiv genutzt wurden, wie oft und welche Abteilungen am meisten darauf angewiesen waren. Schlüsselerkenntnisse:

• Identifikation ungenutzter Tools, die über 15 % der gesamten IT-Ausgaben ausmachten.
• Entdeckung mehrerer Anwendungen mit redundanten Funktionen, die jedoch uneinheitlich zwischen Abteilungen genutzt wurden.

2. Insights für weiterführende Analyse:

Aufbauend auf der horizontalen Übersicht lieferte die Insights-Funktionalität detaillierte Daten:

• Wie spezifische Funktionen und Module innerhalb von Anwendungen genutzt – oder ignoriert – wurden.
• Nutzungsmuster, die Workflow-Ineffizienzen und Redundanzen aufdeckten.

Beispiel: Ein zentrales CRM-System zeigte starke Unterschiede auf. Während das Vertriebsteam auf bestimmte erweiterte Analysen angewiesen war, wurden andere Funktionen kaum genutzt – ein Hinweis auf fehlendes Bewusstsein oder Training.

3. Guidance für optimierte App-Nutzung:

Mithilfe des Guidance-Layers von AppNavi führte der Kunde gezielte In-App-Anleitungen und -Hinweise ein. Diese unterstützten Mitarbeiter bei der Einführung von Best Practices und führten zu einer konsistenteren und effizienteren Nutzung der wichtigsten Anwendungen.

Quantitative und qualitative Erfolge

Durch den datenbasierten Ansatz von AppNavi erzielte der Kunde folgende Ergebnisse:

1. Signifikante Kostensenkung: Innerhalb von 12 Monaten reduzierte das Unternehmen die IT-Ausgaben um über 20 %, vor allem durch die Abschaffung redundanter Anwendungen und die Neuverhandlung von Lizenzvereinbarungen für ungenutzte Tools.
2. Erhöhte Nutzung: Die Nutzungsrate zentraler Anwendungsfunktionen stieg dank gezielter Schulungsinitiativen um 35 %.
3. Verbesserte Entscheidungsfindung: Qualitativ befähigte die durch AppNavi gewonnene Transparenz die IT-Leiter mit umsetzbaren Erkenntnissen. So konnten sie IT-Investitionen klar rechtfertigen und anhand messbarer Ergebnisse besser steuern.

Ein IT-Manager brachte die Auswirkungen treffend auf den Punkt: "AppNavi hat uns geholfen, Daten in Entscheidungen zu verwandeln. Zum ersten Mal können wir IT-Investitionen mit Geschäftszielen in Einklang bringen – und unserem Führungsteam den Mehrwert, den wir liefern, datengestützt präsentieren."

Fazit

AppNavi war ein Wendepunkt für unseren Kunden: Es verwandelte eine undurchsichtige und kostspielige IT-Landschaft in ein schlankes und transparentes System. Durch die Kombination von Datenanalysen mit umsetzbaren Anleitungen half AppNavi nicht nur, Kosten zu senken – es veränderte die Art und Weise, wie das Unternehmen Technologie wahrnimmt und verwendet.

Wenn Ihr Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen steht, könnte es an der Zeit sein, denselben transformativen Schritt mit AppNavi zu gehen.‍

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